La boîte à idées

Chers managers bonjour. Avant tout, n’hésitez pas à télécharger gratuitement mon eBook pour savoir comment avoir des équipes plus motivées et plus efficaces. Le lien est sous cette vidéo. Comment organiser une réunion de travail efficace et conviviale en 3 étapes Nous avons tous participé à des réunions de travail interminables et sans intérêt.

Ce sont les risques de nos métiers. Pourtant les réunions de travail sont essentielles au bon fonctionnement de nos entreprises. Elles font partie de nos rythmes managériaux. Elles nous permettent, lorsqu’elles sont bien menées, d’obtenir de nouvelles idées et de nous mettre en dynamique non seulement individuellement, mais aussi collectivement.

Le risque d’une mauvaise organisation est qu’avec le temps, les réunions deviennent une routine. Elles deviennent alors contre-productives et sans âme et nous font perdre un temps précieux. Voici les 3 étapes pour savoir comment organiser une réunion de travail efficace et conviviale.

Comme d’habitude, je vous ai fait une slide récapitulative à la fin de cette vidéo. 1 – Déterminer l’objectif de la réunion de travail Souvent, nous pensons que le contenu est essentiel pour organiser une réunion de travail.

Par exemple, Une nouvelle information vient d’arriver et nous voulons informer tout le monde. Nous envoyons donc une convocation à toute l’équipe. Nous nous rencontrons et… finalement, aucune énergie et aucune plus-value ne ressort de la réunion.

En effet, transmettre une information de manière descendante n’a aucun intérêt au sein d’une réunion de travail. Tout le monde perd son temps. Il vaut mieux envoyer un mail. Chacun peut le lire lorsqu’il est pleinement concentré et disponible.

En revanche, lorsqu’il y a débat ou une nécessité de mettre en place des actions, c’est à ce moment là que la réunion de travail s’impose ! Le premier point est donc de savoir quels sont les objectifs de la réunion.

Si nous ne savons pas où nous allons, il est difficile de décider du chemin à emprunter. Si nous ne connaissons pas les objectifs de la réunion, il est difficile de savoir comment l’animer. Il est essentiel de ressortir de la réunion avec des actions concrètes.

Cela signifie que les réunions de travail n’ont de sens, que si l’objectif nécessite un travail de groupe. Voilà pourquoi il est important de le déterminer avant le déroulement de la réunion. Ensuite, la réussite passe par l’animation.

2 – Animer la réunion de travail Tout comme les séances de brainstorming, l’animation de réunion est un point essentiel pour une meilleure efficacité. Premièrement Partager les objectifs fixés Comme nous l’avons vu dans la première partie, toutes les tâches individuelles n’ont bien sûr pas leur place en réunion.

Ainsi, pour savoir comment organiser une réunion de travail, il faut que les personnes concernées prennent connaissance de l’information et des objectifs avant la réunion. Ensuite, lorsque des actions ou des échanges sont nécessaires, l’organisateur expose les objectifs au début de la réunion de travail et s’assure que tout l’auditoire les ait bien intégré.

Deuxièmement Favoriser les échanges La réunion de travail n’a d’intérêts que si elle est constituée d’échanges entre les participants. Il faut donc retenir que dans l’animation, nous devons favoriser les relations et la prise de parole afin de rendre la réunion dynamique.

Par exemple, il ne doit pas être question de présenter les chiffres du mois, mais plutôt d’écouter chacun sur sa vision des résultats et de stimuler la créativité de groupe pour trouver les actions à mettre en place.

Un bon animateur se doit de veiller au respect du temps de parole de chacun, d’encourager les plus timides à participer et de recadrer les débats excessifs. Animer des réunions passe par l’utilisation d’outils comme le projecteur et le PowerPoint.

En dehors des échanges, il est important de prendre des notes sur les décisions prises à l’aide d’un paperboard ou d’un carnets de notes par exemple. Troisièmement Impliquer les participants Le troisième point est de savoir qui anime la réunion de travail lorsqu’il n’y a pas d’animateur attitré.

En effet, pour qu’elle soit efficace, il faut que chacun écoute, s’intéresse et soit impliqué. Pour cela, chaque participant devra animer un sujet pendant la réunion. Ce sujet peut concerner son domaine ou non.

L’avantage est que nos équipes vont directement animer les échanges. Elles devront donc réfléchir au sujet, définir les objectifs à atteindre et savoir comment l’animer. Notre rôle de manager sera de donner les moyens de réussir aux personnes qui animeront un sujet.

Lors de réunions plus simples ou de réunions informelles, il faudra s’assurer que chacun ait bien pu exprimer son avis. Ainsi, cette habitude étant prise, chacun saura qu’il doit intervenir. Cela oblige à préparer les réunions et à ne pas tomber dans une routine.

3 – Se mettre en dynamique avant et après la réunion professionnelle Si nous devions définir un moyen de se mettre en dynamique pour conduire une réunion efficace afin de trouver la solution au problème, je respecterai les 7 étapes suivantes : 1.

Avant de se réunir, l’animateur envoie tous les documents nécessaires. Les participants en prennent connaissance et s’assurent d’avoir bien compris l’ordre du jour et les différents sujets à aborder avant la réunion.

Par exemple, nous envions les résultats du mois dernier. 2. Lors de la réunion, la première étape consiste à présenter le constat et de s’assurer que tout le monde ait bien compris. Nous évoquons donc le document de manière factuelle et rapide.

Par exemple, nous parlons des résultats qui sont en régression. 3. Une fois le constat partagé, nous pouvons écouter le ressenti de chacun. Nous comprendrons mieux l’état d’esprit du moment de nos collaborateurs et cela nous servira à la fin de la réunion pour savoir s’il a changé.

4. Ensuite, nous écoutons chacun sur ce qu’il pense des causes de ces résultats. Des pistes s’ouvrent et nous devons tous être d’accord. Nous devons retenir quelques grands points synthétiques.

En effet, restons bien dans une logique 20/80. Les points que nous gardons doivent faire l’unanimité. 5. Nous allons continuer en nous fixant des objectifs pour chaque point. Développer les ventes complémentaires, échanger avec les clients pour mieux comprendre, etc.

6. Ensuite nous définirons des actions pour chaque objectif. Il est donc essentiel de ne pas trop se fixer d’objectifs. Ainsi, se fixer 3 objectifs est déjà beaucoup puisqu’ils seront tous décomposés en actions.

Tout le monde doit bien être en accord et être prêt à les mettre en place. 7. Nous sommes à la fin, il peut être judicieux de redemander le ressenti de chacun pour voir si l’état d’esprit a changé.

En effet, si les ressentis sont positifs, c’est que la motivation est là et cela nous assure une bonne mise en dynamique. Il est aussi important de remettre un compte rendu écrit de la réunion aux participants reprenant chaque sujet, la prise de décision et le plan d’action.